iPhoneアプリサポートでは、開発者からさまざまな要望でお問い合わせをいただきます。そんな中で、全く何も状況を知らないところから、何を言っているのか理解するのは結構頭を使います。しかし、ちゃんと聞いておかないとお互いにムダな時間を使ってしまい、期待していた結果をだすことができません。
直接顔を見ながらだと、相手が理解しているかどうか判断できるので、理解していなければさらに噛み砕いて説明したり、身振り手振りや図を書いたりできるので、圧倒的に要件を伝えやすいです。ですので本当は会って話を聞くのが一番いいんですが、遠方だと会って話すわけにもいきません。
そこで、どんな文章を心がけるとわかりやすいのか考えてみました。
1. できるだけ文章をみじかくする
最初に伝えたいことをとにかくバーっと書き出します。書きだした後で、不必要なものは省いていきます。こうすることで、まず伝え漏れをなくし、頭をスッキリさせることができます。
2. 文を区切る
分を短く区切ると、読む方も理解しやすいです。例えば
今日は晴れていたので、公園に出かけて本をよんで、そのあとにDVDをレンタルしにいって、帰り道で友達にばったりあったので、そのまま遊びに行った。
↓↓↓
今日は晴れていたので、公園で本を読みに出かけた。
その後、DVDをレンタル。
帰り道で友達にばったりあったので、そのまま遊びに行った。
読むときに一呼吸おけるので、理解しやすくなります。
3. あれとかそれとか使わない
あれやそれでは、読む人がなんのことなのか分かりません。なので、このファイルを開いて…ではなく、aaa.mファイルを開いて…というように正確な情報に置き換えます。
4. 箇条書きを使う
条件などは箇条書きにすると簡潔で読みやすいです。
5. 区切り線を使う
メールでは内容が変わる場面で
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
のように文字で区切り線を入れると
長文でも読みやすくなります。
6. 行間・改行を入れる
文章がそのまま横につながると、読みづらいです。
適切な位置で改行を入れてあげます。
そして、2〜3行の文章の後は行間を入れてあげると
また読みやすくなります。
今日は晴れていたので、公園で本を読みに出かけた。その後、DVDをレンタル。帰り道で友達にばったりあったので、そのまま遊びに行った。
↓↓↓
今日は晴れていたので、公園で本を読みに出かけた。
その後、DVDをレンタル。
帰り道で友達にばったりあったので、そのまま遊びに行った。
7. 文章を書いた後に、頭の中で声を出して読んでみる
最後に、書いた文章を頭の中で声を出して読んでみます。そうすると、客観的に聞くことができますし、伝わりやすいかそうでないか判断しやすくなります。
いかがだったでしょうか。文章で伝えることはとても難しいですが、相手のことを考えてメールを送るということ最大のコツだと思います。